Cerca de un diente frente a un contador

Guía paso a paso para la facturación y el seguro dental

¿Qué significa realizar tareas de facturación y seguros dentales? Conozca los procedimientos, pasos, riesgos y requisitos para la facturación y el seguro dental.

Cerca de un diente frente a un contador

La facturación dental es un componente vital de cualquier visita al dentista. La facturación dental es el proceso de generar reclamos médicos para enviar a las compañías de seguros para el reembolso de los servicios de salud bucal. El facturador dental supervisa el reclamo para garantizar que su empleador sea compensado por su trabajo en un paciente. Un facturador dental experimentado puede aumentar el rendimiento de los ingresos para la práctica del dentista y aumentar su eficiencia general.

Como habrás adivinado, la facturación dental es una práctica frecuente en odontología. Esta habilidad básica puede no parecer una perspectiva emocionante para los nuevos profesionales de la odontología, pero es una tarea crucial que deben aprender. Muchos asistentes dentales (DA) están capacitados para realizar tareas de facturación dental en varios entornos. Por lo tanto, es esencial seguir el método adecuado de facturación y seguro dental.

Este artículo se centra en los detalles de la facturación y el seguro dental, uno de los procedimientos dentales más importantes para el personal médico.

(Vea nuestra lista de los deberes y responsabilidades más comunes de asistente dental.)

Definición de seguro y facturación dental

¿Qué significa realizar tareas de facturación y seguros dentales?

La facturación dental consiste en cobrar el pago de los servicios prestados. El proceso consta de dos partes: facturación del paciente y procesamiento de reclamaciones de seguros. Estas son las principales fuentes de ingresos para la mayoría de las prácticas dentales.

A continuación se presentan algunos pasos críticos a seguir:

  1. Recopilar información del paciente
  2. Confirmar su cobertura de seguro
  3. Documentar cada tratamiento dental y sus datos de código
  4. Envíe y rastree reclamos más cualquier archivo adjunto
  5. Resolver problemas con reclamaciones pendientes
  6. Facture a los pacientes según sea necesario
  7. Registrar pagos
  8. Cree informes clave para cobranzas, informes de antigüedad de cuentas, etc.

¿Cuál es el propósito de la facturación y el seguro dental?

La facturación dental produce reclamos y los envía a los proveedores de seguros. Gracias a este proceso, la organización dental es reembolsada por los servicios que brinda a sus clientes. Si no fuera por este paso vital, es posible que una práctica dental no pueda operar o continuar sirviendo a sus comunidades.

¿Cuánto tiempo lleva realizar las tareas de facturación y seguros dentales?

Es esencial recordar que el ciclo de facturación dental contiene muchos pasos que pueden tardar días o meses en completarse. Por lo tanto, la facturación precisa y los seguimientos oportunos son de máxima prioridad cuando se trata de este proceso. En la mayoría de los estados, las compañías de seguros deben pagar las reclamaciones dentro de 30 a día 45.

¿Quién puede realizar tareas de facturación y seguros dentales?

Si bien varios profesionales de la salud bucal pueden estar calificados para realizar tareas de facturación, a menudo es un trabajo designado para facturadores dentales o asistentes dentales. El DA tiene varias tareas, como la atención al paciente, el mantenimiento de registros y la programación de citas. Además, los asistentes dentales suelen pasar la mayor parte del día trabajando en estrecha colaboración con dentistas, higienistas dentales y pacientes.

Los asistentes dentales pueden manejar las reclamaciones de seguros de sus pacientes. Pueden procesar estos reclamos recopilando información de seguros de los pacientes y enviando facturas a las compañías de seguros. En algunos casos, los DA pueden incluso trabajar como vendedores.

(Ve aquí para aprender cómo convertirse en asistente dental.)

Profesional de la salud que completa el papeleo

Requisitos de capacitación para facturación y seguros dentales

Los requisitos para la facturación y el seguro dental pueden variar y dependen de su ubicación y profesión. Por ejemplo, los asistentes dentales generalmente deben graduarse de un programa acreditado y aprobar un examen. Sin embargo, algunos pueden aprender a través de la capacitación en el trabajo.

Los programas de asistente dental suelen tardar alrededor de un año o menos en completarse. Incluyen instrucción tanto clínica como en el salón de clases. los Comisión de Acreditación Dental (CODA) acredita más de 250 programas de Asistencia Dental en los Estados Unidos. Estos programas proporcionan conocimientos y experiencia práctica.

Procedimiento de facturación y seguro dental

Como cualquier otra habilidad, la facturación dental requiere tiempo y práctica para hacerlo bien. Entonces, el primer paso es comprender los procedimientos de facturación dental adecuados.

Pasos para las tareas de facturación y seguros dentales

Estas son las pautas generales que debe seguir:

Facturación médica inicial

  1. Registración: El primer paso para procesar un reclamo de seguro comienza cuando los pacientes se comunican con el consultorio de su proveedor para programar una cita.
  2. Verificación de Elegibilidad: Antes de que una práctica dental pueda recibir el pago por los servicios prestados, debe verificar que el plan de seguro del paciente cubra estos servicios.
  3. Colecciones en el punto de servicio: Una vez que conozca la responsabilidad financiera del paciente, puede cobrar el copago, el deducible, el coseguro o el saldo total adeudado cuando el paciente se acerque a la recepción.
  4. Formulario de encuentro: Se crea un formulario de encuentro, también conocido como superfactura o ticket de tarifa, para cada encuentro con el paciente. Este formulario enumera los servicios, los códigos médicos, los datos demográficos de los pacientes y las notas del médico.
  5. Fecha de salida: En este punto del proceso, puede programar una cita de seguimiento según sea necesario y confirmar que el médico completó el formulario de consulta.

Facturación médica back-end

  1. Entrada de cargo: Utilice el formulario de encuentro para verificar los procedimientos y por qué se realizaron. Luego ingresará estos cargos en el sistema de administración de la práctica. Ingrese los pagos realizados por el paciente en ese momento.
  2. Generación de reclamaciones: Puede generar el reclamo después de ingresar los cargos y pagos. Este proceso puede incluir la compilación de cargos, códigos de ingresos y más.
  3. Depuración de reclamos: Mientras prepara el reclamo, lo "fregará" para asegurarse de que cada procedimiento, diagnóstico y código modificador esté presente y sea preciso. La depuración de reclamos confirma que la información del paciente, el proveedor y la visita está completa.
  4. Formularios de reclamación: Como facturador médico, generalmente utilizará uno de los dos formularios de reclamo para recibir el pago de las aseguradoras. Estos formularios son el formulario de reclamo CMS-1500 y el formulario de reclamo UB-04.
  5. Presentación de reclamos: La organización proveedora (es decir, su empleador) puede presentar reclamos a los pagadores electrónicamente. Por lo general, los emisores de facturas médicas utilizan un software que cumple con los requisitos de presentación electrónica establecidos por HIPAA.
  6. Seguimiento de reclamaciones: Recuerde que su parte no termina una vez que se ha presentado un reclamo. También debe verificar el estado de cada reclamo diariamente. Si se utilizan cámaras de compensación (es decir, intermediarios), a menudo tienen paneles que le permitirán acceder fácilmente a las actualizaciones de las reclamaciones enviadas.
  7. Publicación de pago: Cuando un hospital o la práctica de un médico recibe ERA (es decir, aviso de pago electrónico), cheques adjuntos o depósitos directos, los pagos también deben registrarse. Así que no te olvides de remesas cero dolares.
  8. Pagos del paciente: Una vez que se ha publicado una ERA, se debe enviar la declaración del paciente. Debe incluir todos los saldos pendientes. Los estados de cuenta también deben incluir la fecha de los servicios prestados, los servicios prestados, el reembolso del seguro recibido, los pagos compilados en el momento del servicio y la explicación de por qué se debe el saldo del paciente.
  9. Gestión de denegación: Aborde cualquier problema de denegación o reembolso tan pronto como se reciba. Si un pagador niega un reclamo, la ERA proporciona a los emisores de facturas médicas uno o más códigos de rechazo y una breve explicación del rechazo del reclamo.
  10. Colecciones de cuentas por cobrar: ¡Bienvenido a la fase final de la facturación médica! Desafortunadamente, cuando se trata de cobros de pacientes, pueden ocurrir cuentas morosas. Realice un seguimiento de los pacientes que no pagan dentro de un período de tiempo determinado.
  11. Saldos de crédito: Si bien varios eventos pueden causar un saldo acreedor, los emisores de facturas médicas deben detectar los sobrepagos y reembolsarlos rápidamente a las partes correctas. De lo contrario, podría tener consecuencias como litigios, multas monetarias civiles y más.

Trabajador de la salud en una computadora portátil

Equipo necesario para la facturación y el seguro dental

Por lo general, los suministros para la facturación y el seguro dental incluyen los siguientes elementos:

  • Una computadora confiable
  • Máquina de fax
  • Impresora
  • Escáners
  • Teléfono

Riesgos potenciales o complicaciones de la facturación y el seguro dental

Es esencial que realice con precisión las tareas de facturación médica. Esto se debe a que los errores que surgen en cualquier etapa pueden ser costosos para los ingresos, la carga de trabajo administrativo y más. Esto demuestra la importancia de los facturadores dentales calificados que pueden desempeñar con precisión su papel en el ciclo de facturación dental. Piénselo de esta manera: la salud financiera de la práctica de un dentista depende de la eficacia del personal de facturación.

Consejos profesionales para dominar el arte de la facturación y los seguros dentales

Los consejos de facturación dental incluyen conocer el mejor método, comprender el proceso y aprender los procedimientos adecuados. Aquí hay algunos consejos profesionales que pueden ayudarlo en el futuro:

  • Asegúrese de conocer el proceso. Comprender el proceso de facturación garantiza la precisión y la capacidad de resolver un problema en caso de que surja rápidamente. En general, la facturación tiene estos pasos:
    • Confirmar la elegibilidad del seguro
    • Recoger la porción del paciente
    • Comparta códigos de procedimiento y diagnóstico para la visita de cada paciente
    • Confirme la selección del código adecuado
    • Introducir reclamaciones en el software de gestión de consultorios
    • Obtener reembolso
  • Haz tu mejor esfuerzo para evitar suposiciones. Aunque suene obvio, un cliente que no realiza su pago es uno de los mayores obstáculos para un proceso de flujo de caja fluido. No asuma que los clientes siempre saben qué cantidad deben pagar. Algunas personas no están informadas o pueden estar desconcertadas por sus planes de seguro, copagos, deducibles, etc.
  • Conozca el método correcto a utilizar. ¡La respuesta suele ser electrónica! Usar el método incorrecto o demasiados tipos podría dificultar el pago. ¿A qué nos referimos con eso? Es mejor no facturar a un paciente por correo, hacer un seguimiento por teléfono y enviar los pagos atrasados ​​a una agencia de cobro. La consistencia es clave.
  • Tenga en cuenta los tres grandes. Tus mejores aliados en la facturación dental son el conocimiento, la tutoría y la práctica. Una vez que comprenda el proceso de facturación de su práctica, sería mejor compartir esa información con sus colegas en la facturación dental. También puede ayudarlos a convertirse en expertos. Muchos retrocesos en los ingresos son el resultado directo de errores innecesarios. Un personal bien capacitado puede ayudar a garantizar que las pólizas de seguro de los pacientes se validen correctamente, los copagos se calculen correctamente y las reclamaciones se envíen a las aseguradoras con códigos precisos.
  • Recuerda los errores comunes. Una mentalidad orientada a los detalles es su mejor defensa contra los errores en el proceso de facturación dental. A continuación se presentan algunos de los errores más comunes que se encuentran en las reclamaciones de seguros:
    • Nombre y fecha de nacimiento del paciente incorrectos
    • Dirección incorrecta o información de contacto del proveedor
    • Identificación del pagador y número de póliza incorrectos (es decir, información del seguro)
    • Documentación ilegible manuscrita
    • Falta la información del número de reclamo en las apelaciones de reclamos denegados

¿Por qué los asistentes dentales deberían aprender a realizar tareas de facturación y seguros dentales?

Es valioso para los asistentes dentales aprender a realizar tareas de facturación y seguros dentales. Esto se debe a que la facturación dental es un factor vital para mantener la salud financiera de cada práctica dental. Gracias a los DA y otros codificadores de facturación, los dentistas pueden maximizar su tiempo con cada paciente y atender mejor al público.

Si bien la facturación dental no siempre es un requisito laboral, es una tarea que comúnmente realizan los asistentes dentales. También es una habilidad valiosa que podría conducir a más oportunidades. Por lo tanto, sería ventajoso para los DA o aspirantes a asistentes dentales obtener capacitación en esta área. Una vez experimentado, un DA probablemente sería más útil para su empleador y tendría mejores perspectivas de carrera.

Profesional dental afroamericano sonriente

Comience su carrera en asistencia dental

La facturación dental es una habilidad crucial y una práctica esencial para la supervivencia de la mayoría de los proveedores dentales.

La facturación dental juega un papel crucial y es un componente importante del ciclo de vida de una práctica. Los asistentes dentales pueden ayudar a obtener información importante, realizar las técnicas de codificación necesarias y presentar reclamaciones de seguros.

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