Guía paso a paso para la facturación médica

Conozca los procedimientos, pasos, riesgos y requisitos para la facturación médica.

Aunque es posible que no lo sepa, la facturación médica es un componente esencial de cualquier visita al médico. Facturación médica es el proceso de creación de reclamos de atención médica para enviar a las compañías de seguros para que se pueda obtener el pago de los servicios médicos. El facturador médico luego sigue el reclamo para garantizar que su empleador sea reembolsado por el trabajo realizado. Un facturador médico con experiencia puede aumentar el rendimiento de los ingresos para la práctica del médico o para toda la organización de atención médica.

Como puede ver, la facturación médica es una práctica constante en el campo de la salud. Esta habilidad fundamental puede no parecer una perspectiva emocionante para los nuevos profesionales de la salud, pero es una tarea vital que deberán aprender. De hecho, muchos asistentes médicos están capacitados para realizar tareas de facturación médica en diversos entornos.

Este artículo proporciona una guía detallada sobre el arte y la ciencia de la facturación médica, uno de los procedimientos de atención médica más importantes para el personal médico.

(Haga clic aquí para ver nuestra lista completa de deberes y responsabilidades más comunes de asistencia médica).

Definición de facturación médica

¿Qué significa realizar tareas de facturación médica?

La facturación médica es el proceso de obtener información del seguro de un paciente, presentar un reclamo y hacer un seguimiento o apelar los reclamos con las compañías de seguros de salud. El objetivo es recibir el pago por los servicios prestados en un consultorio médico. Cuenta con informes de codificación médica que enumeran el diagnóstico, el tratamiento y los precios.

¿Cuál es el propósito de la facturación médica?

El objetivo de la facturación médica es preparar reclamaciones y enviarlas a los proveedores de seguros. Como resultado de este proceso, la organización de salud es reembolsada por los servicios que prestó a sus pacientes. Sin este paso clave, es posible que un hospital o consultorio médico no pueda funcionar o continuar sirviendo a sus comunidades.

¿Cuánto tiempo lleva realizar las tareas de facturación médica?

Es importante recordar que el ciclo de facturación médica consta de muchos pasos que pueden tardar desde días hasta meses en completarse. La facturación precisa y el seguimiento oportuno son de máxima prioridad a lo largo de este proceso. En la mayoría de los estados, las compañías de seguros están obligadas a pagar las reclamaciones dentro de 30 a día 45.

¿Quién puede realizar tareas de facturación médica?

Si bien varios profesionales de la salud pueden estar calificados para realizar tareas de facturación, generalmente es un trabajo designado para facturadores médicos o administradores de oficinas médicas (MOA). El MOA es un profesional de la salud con múltiples competencias que desempeña un papel crucial en la organización y gestión de datos en un consultorio médico. También se los conoce como técnicos de registros médicos e información de salud. Los administradores de consultorios médicos utilizan varios sistemas para codificar y categorizar la información de los pacientes para el reembolso de seguros, bases de datos y registros.

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Los asistentes médicos también pueden desempeñar un papel importante en las tareas de facturación. Dado que realizan funciones de trabajo tanto clínicas como administrativas, los MA aprenden técnicas básicas de codificación en la mayoría de los programas de capacitación. Los asistentes médicos también pueden obtener la certificación en codificación médica. Por ejemplo, pueden obtener la certificación de la Academia Estadounidense de Codificadores Profesionales (AAPC) o la Junta de Codificación de Especialidades Médicas (BMSC). Los antecedentes y la educación de un MA pueden ser increíblemente útiles para obtener la certificación o incluso una carrera de codificación médica.

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Requisitos de capacitación para la facturación médica

Los requisitos para la facturación médica pueden variar y dependen de su ubicación o profesión. Los aspirantes a profesionales de la salud generalmente recibirán esta capacitación a través de sus programas educativos. Por ejemplo, la mayoría de los MOA aspirantes en los Estados Unidos requerirán un certificado postsecundario. Algunos empleadores también pueden requerir un título de asociado. Por lo general, la capacitación formal puede demorar entre nueve meses y dos años en completarse.

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Procedimiento de facturación médica

Con estos pasos, puede comenzar a aprender más sobre el proceso de facturación médica. Por supuesto, como la mayoría de las habilidades, la facturación médica requiere tiempo y práctica para hacerlo bien. Recuerde seguir las reglas de su centro y pedir ayuda cuando sea necesario.

Pasos de facturación médica

Estas son algunas de las pautas generales que los profesionales de la salud deben seguir al realizar tareas de facturación médica:

Facturación médica inicial

1. Registración: El primer paso para procesar un reclamo de seguro comienza cuando los pacientes se comunican con el consultorio de su proveedor para programar una cita.
2. Verificación de Elegibilidad: Antes de que puedan recibir el pago por los servicios prestados, debe verificar que estos servicios estén incluidos en el plan de salud del paciente.
3. Colecciones en el punto de servicio: Ahora que se enteró de la información de los beneficios durante el proceso de verificación, se le informará sobre la responsabilidad financiera del paciente. Esto le permitirá cobrar el copago, el deducible, el coseguro o el saldo total adeudado cuando el paciente se acerque a la recepción.
4. Formulario de encuentro: Se crea un formulario de encuentro, que también se conoce como superfactura o ticket de pago, para cada encuentro con el paciente. Este formulario contiene una serie de servicios comunes, códigos médicos, datos demográficos del paciente y notas del médico.
5. Fecha de salida: En este punto del proceso, puede programar una cita de seguimiento según sea necesario y confirmar que el médico completó el formulario de consulta.

Facturación médica back-end

1. Entrada de cargo: Utilice el formulario de encuentro para verificar qué procedimientos se realizaron y por qué se realizaron. El personal de entrada de cargos luego ingresará estos cargos en lo que se llama el sistema de gestión de la práctica. También incluirán cualquier pago realizado por el paciente en ese momento.
2. Generación de reclamaciones: Una vez ingresados ​​los cargos y pagos, se puede generar el reclamo. Este proceso puede incluir la compilación de cargos, códigos de ingresos y más.
3. Depuración de reclamos: Mientras prepara el reclamo, lo "fregará" para asegurarse de que cada procedimiento, diagnóstico y código modificador estén presentes y sean precisos. La depuración de reclamos también requiere que se haya completado la información del paciente, el proveedor y la visita.
4. Formularios de reclamación: Como facturador médico, generalmente utilizará uno de los dos formularios de reclamo para recibir el pago de las aseguradoras. Estos formularios son el formulario de reclamo CMS-1500 y el formulario de reclamo UB-04.
5. Presentación de reclamos: La organización proveedora (es decir, su empleador) puede presentar reclamos a los pagadores electrónicamente. Por lo general, los emisores de facturas médicas utilizan un software que cumple con los requisitos de presentación electrónica establecidos por HIPAA.
6. Seguimiento de reclamaciones: Tenga en cuenta que su parte no finaliza una vez que se ha presentado un reclamo. También debe verificar el estado de cada reclamo diariamente. Si se utilizan cámaras de compensación (es decir, intermediarios), a menudo cuentan con paneles que le darán fácil acceso a las actualizaciones de las reclamaciones enviadas.
7. Publicación de pago: Cuando un hospital o consultorio médico recibe sus ERA (es decir, avisos de remesas electrónicas), cheques adjuntos o depósitos directos, los pagos también deben contabilizarse. Así que no te olvides de remesas cero dolares!
8. Pagos del paciente: Una vez que se haya publicado una ERA, también se debe enviar la declaración del paciente. También debe incluir todos los saldos pendientes. Los estados de cuenta también deben incluir la fecha de los servicios prestados, los servicios prestados, el reembolso del seguro recibido, los pagos compilados en el momento del servicio y la explicación de por qué se debe el saldo del paciente.
9. Gestión de denegación: Los problemas de denegación o reembolso deben resolverse tan pronto como se reciban de las aseguradoras. Por lo tanto, si un pagador niega un reclamo, la ERA proporciona a los emisores de facturas médicas un código de rechazo y una explicación rápida del rechazo del reclamo.
10. Colecciones de cuentas por cobrar: ¡Bienvenido a la fase final de la facturación médica! Cuando se trata de cobros de pacientes, pueden ocurrir cuentas morosas. Realice un seguimiento de los pacientes que no cumplen (es decir, pagan) su responsabilidad financiera como paciente después de un período de tiempo determinado.
11. Saldos de crédito: Por último, pero no menos importante, están los saldos acreedores. Si bien varios eventos pueden causar un saldo acreedor, los emisores de facturas médicas deben detectar los sobrepagos y reembolsarlos rápidamente a las partes correctas. De lo contrario, podría tener consecuencias como litigios, multas monetarias civiles, etc.

Equipo Necesario para Facturación Médica

Por lo general, los suministros sugeridos para la facturación médica incluyen, entre otros, los siguientes artículos:

• Una computadora confiable
• Máquina de fax
• Impresora
• Escáners
• Teléfono

Riesgos potenciales o complicaciones de la facturación médica

Es vital que realices correctamente las tareas de facturación médica. Los errores que ocurren en cualquier etapa del proceso pueden resultar bastante costosos en términos de ingresos, carga de trabajo administrativo y más. Esto destaca la necesidad de facturadores médicos bien capacitados que puedan cumplir correctamente su función en el ciclo de facturación médica. Si lo piensa, el bienestar financiero de la práctica de un médico o de las organizaciones de proveedores depende de la eficacia del personal de facturación.

Consejos profesionales para dominar el arte de la facturación médica

Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarlo en el futuro.

• Asegúrese de entender el proceso. Piénsalo así: ¿Cómo puedes encontrar una solución si no entiendes el problema? Cuando necesite solucionar problemas en el ciclo de vida de la facturación, se sugiere que primero revise el proceso de facturación y se asegure de no tener ninguna pregunta. En términos generales, se puede dividir en seis partes:
  • Confirmar la elegibilidad del seguro
  • Recoger la porción del paciente
  • Comparta códigos de procedimiento y diagnóstico para la visita de cada paciente
  • Confirme la selección del código adecuado
  • Introducir reclamaciones en el software de gestión de consultorios
  • Obtener reembolso
• Trate de no hacer suposiciones. Es probable que esto sea evidente, pero una de las mayores barreras de un proceso de flujo de efectivo fluido es un paciente que no realiza su pago. Lo primero es lo primero: no asuma que un paciente siempre sabe qué cantidad se supone que debe pagar. Algunos pacientes no están informados o pueden confundirse con sus planes de seguro, copagos, deducibles, etc.
• Sepa qué método es el mejor. Pista: ¡La respuesta suele ser electrónica! El flujo de efectivo podría bloquearse si usa el método incorrecto o demasiados diferentes. ¿A qué nos referimos con eso? Es mejor no facturar a un paciente por correo, hacer un seguimiento por teléfono y enviar los pagos atrasados ​​a una agencia de cobro. La consistencia es clave aquí. Aquí están algunas sugerencias para ayudarle a evitar estos problemas:
  • Infórmese sobre la responsabilidad de pago del paciente antes de su cita
  • Informar regularmente a cada paciente de su responsabilidad de pago
  • Manejar cualquier servicio que necesite autorización previa antes de que llegue el paciente o con la mayor anticipación posible
  • Establezca expectativas claras y mantenga la transparencia de precios con respecto a la política de pago de su organización
  • Coloque letreros alrededor de sus instalaciones que indiquen que los pagos estatales deben cobrarse por adelantado
• Recuerda los tres grandes. En el mundo de la facturación médica, sus aliados más fuertes contra la pérdida de ingresos son el conocimiento, la tutoría y la práctica. Una vez que comprenda completamente el proceso de facturación de su organización, sería mejor compartir esa información con sus compañeros de trabajo en la facturación médica. También puede ayudarlos a convertirse en expertos. La mayoría de los retrasos en los ingresos se deben a errores muy prevenibles. Un personal bien capacitado al mando ayuda a garantizar que las pólizas de seguro de los pacientes se verifiquen correctamente, se calculen los copagos adecuados, las reclamaciones se envíen a las aseguradoras con códigos precisos, etc.
• Tenga en cuenta los errores más comunes. Una mentalidad orientada a los detalles es como kriptonita para los errores en el proceso de facturación médica. A continuación se presentan algunos de los errores más comunes que se encuentran en las reclamaciones de seguros:
  • Nombre y fecha de nacimiento del paciente incorrectos
  • Dirección o información de contacto incorrecta del proveedor
  • Identificación del pagador y número de póliza incorrectos (es decir, información del seguro)
  • Documentación ilegible manuscrita
  • Falta la información del número de reclamo en las apelaciones de reclamos denegados

¿Por qué los asistentes médicos deberían aprender a realizar tareas de facturación médica?

Es muy beneficioso para los asistentes médicos aprender a realizar tareas de facturación médica. Esto se debe a que la facturación médica es un componente clave para mantener la salud financiera de cada proveedor. Gracias a MA, MOA y otros codificadores de facturación, los médicos pueden maximizar su tiempo con cada paciente y atender mejor al público.

Si bien la facturación médica no es hacerlo un requisito de trabajo, los asistentes médicos a menudo son responsables de al menos algunas tareas en este ámbito. Es una habilidad simple pero valiosa que puede conducir a oportunidades más importantes. Por lo tanto, sería ventajoso para los MA o los aspirantes a asistentes médicos obtener la capacitación adecuada. Una vez que estén listos para realizar tareas de facturación médica, un MA podría volverse más indispensable para su empleador y posiblemente adquirir mayores responsabilidades.

Comience su carrera en asistencia médica

La capacidad de realizar tareas de facturación médica es una habilidad esencial que los aspirantes a asistentes médicos deben aprender para sus carreras. También es una práctica esencial para la supervivencia de la mayoría de los proveedores de atención médica, como médicos, hospitales, clínicas y otros sistemas médicos.

Piénselo: la facturación médica juega un papel fundamental y sirve como un componente importante del ciclo de vida de una práctica. Al ayudarlos a lo largo de este proceso, los asistentes médicos pueden ayudarlos a obtener información valiosa, ejecutar técnicas básicas de codificación y presentar reclamos de seguros.

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