Guía paso a paso para el mantenimiento de registros médicos
Conozca los procedimientos, pasos, riesgos y requisitos para el mantenimiento de registros médicos.
La gestión de registros médicos es uno de los componentes más cruciales para garantizar que un paciente reciba el mejor tratamiento posible. Una vez que se ha creado un registro de paciente, debe almacenarse y mantenerse adecuadamente cada vez que visite a un profesional médico. Estos registros también deben destruirse adecuadamente después de haber sido retenidos durante el período de tiempo adecuado. Existen diversas normativas en lo que se refiere a la gestión de las historias clínicas, y si se gestionan mal se puede poner en riesgo la privacidad de los pacientes.
Como puede ver, el mantenimiento de registros médicos es una práctica esencial en el campo de la salud. Esta habilidad fundamental puede no parecer una perspectiva emocionante para los nuevos profesionales de la salud, pero es una tarea vital que deberán aprender. De hecho, muchos asistentes médicos están capacitados para realizar tareas de mantenimiento de registros médicos en diversos entornos.
Este artículo proporciona una guía detallada sobre el arte y la ciencia del mantenimiento de registros médicos, uno de los procedimientos de atención médica más importantes para el personal médico.
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Definición de mantenimiento de registros médicos
¿Qué significa realizar el mantenimiento de registros médicos?
Los registros médicos crean una cuenta permanente del historial médico de un paciente. Su precisión es vital para una comunicación efectiva entre los pacientes y los profesionales de la salud. Los registros médicos ayudan a garantizar que las necesidades de cada paciente se evalúen y satisfagan correctamente. Estos registros pueden incluir información sobre enfermedades, condiciones médicas, resultados de laboratorio, inmunizaciones, exámenes, datos biográficos y documentación de servicios. En la actualidad, la mayoría de los registros médicos se almacenan digitalmente, lo que permite acceder fácilmente a ellos en bases de datos electrónicas.
¿Cuál es el propósito del mantenimiento de registros médicos?
El objetivo del mantenimiento de registros médicos es ayudar a garantizar que sus pacientes reciban atención de calidad en el momento adecuado. Además, la documentación adecuada es vital para protegerse a usted y a su empleador. Potencialmente, puede salvarlo de reclamos de responsabilidad, fraude o abuso. También es esencial para la supervivencia de cualquier práctica médica.
¿Cuánto tiempo lleva realizar el mantenimiento de registros médicos?
Es importante recordar que el mantenimiento de registros médicos es un proceso continuo y consta de muchos pasos que pueden tardar desde días hasta meses en completarse. En muchos estados, es probable que los registros médicos de un paciente se guarden para cinco a diez años después de su último tratamiento.
¿Quién puede llevar a cabo el mantenimiento de registros médicos?
Si bien varios profesionales de la salud pueden estar calificados para mantener registros médicos, generalmente es una tarea reservada para los administradores de oficinas médicas (MOA). Los MOA son profesionales de la salud multicompetentes que desempeñan un papel crucial en la organización y gestión de datos en un consultorio médico. También se les conoce como técnicos en registros médicos e información en salud. Los administradores de consultorios médicos utilizan varios sistemas para codificar y categorizar la información del paciente para bases de datos, registros y otros fines.
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Según el entorno médico, los asistentes médicos pueden tener la tarea de mantener registros médicos como parte de su función administrativa. Estos MA tienen la capacidad de responder a las consultas o inquietudes de un paciente, programar citas médicas y actualizar a los pacientes sobre los resultados médicos publicados.
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Requisitos de capacitación para el mantenimiento de registros médicos
Los requisitos para el mantenimiento de registros médicos pueden variar y dependen de su ubicación o profesión. Los aspirantes a profesionales de la salud generalmente recibirán esta capacitación a través de sus programas educativos. Por ejemplo, la mayoría de los MOA aspirantes en los EE. UU. requerirán un certificado postsecundario. Algunos empleadores también pueden requerir un título de asociado. Por lo general, la capacitación formal puede demorar entre nueve meses y dos años en completarse.
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Procedimiento de mantenimiento de registros médicos
Pasos de mantenimiento de registros médicos
Con estos pasos, puede comenzar a aprender más sobre el proceso de mantenimiento de registros médicos. Por supuesto, como la mayoría de las habilidades, el mantenimiento de registros médicos requiere tiempo y práctica para hacerlo bien. Recuerde seguir las reglas de su centro y pedir ayuda cuando sea necesario.
Estas son algunas de las pautas generales que los profesionales de la salud deben seguir al realizar tareas de mantenimiento de registros médicos:
- Verifique para asegurarse de que la organización solo permita el acceso del personal autorizado a los registros médicos de los pacientes.
- Considere las consideraciones médicas para ayudarlo a decidir por cuánto tiempo conservar los registros de un paciente. Por ejemplo, si otro médico ve a un paciente por primera vez, es posible que desee revisar los registros de vacunación o eventos de salud significativos.
- Asegúrese de que los registros médicos estén disponibles:
- Siempre que lo solicite el paciente o su representante autorizado
- Al médico o médico sucesor si el médico interrumpe su práctica
- Como lo requiere la ley
- No se niegue a transferir registros médicos que sean solicitados por el paciente o su representante autorizado.
- Cobrar una tarifa justa (si es necesario) para transferir el registro.
- Guarde los registros médicos que no hayan sido transferidos al médico actual del paciente.
- Informar al paciente sobre cómo puede acceder a sus registros almacenados, la cantidad de tiempo que estarán disponibles, etc.
- Verificar que los expedientes médicos desechados se destruyan adecuadamente para proteger la confidencialidad del paciente.
Equipo necesario para el mantenimiento de registros médicos
Por lo general, los suministros sugeridos para el mantenimiento de registros médicos incluyen, entre otros, los siguientes elementos:
- Una computadora confiable
- Máquina de fax
- Impresora
- Escáners
- Teléfono
Riesgos potenciales o complicaciones del mantenimiento de registros médicos
Según un estudio realizado por Johns Hopkins, los errores médicos son una de las principales causas principales de muerte en los Estados Unidos. Además, la mala gestión de los registros médicos puede dar lugar a errores de medicación, discrepancias en el tratamiento y diagnósticos perdidos. La mala gestión pone en riesgo la privacidad del paciente. También puede dejar a los proveedores vulnerables a juicios, multas e incluso cargos penales.
Esto destaca la necesidad de encargados de registros médicos bien capacitados que puedan desempeñar correctamente sus funciones en la gestión de registros médicos. Si lo piensa, el bienestar del paciente, el proveedor y el sistema de atención médica dependen de la efectividad del personal de mantenimiento de registros médicos.
Consejos profesionales para dominar el arte del mantenimiento de registros médicos
Aquí hay algunos consejos que pueden ayudarlo en el futuro.
- Crear procedimientos de mantenimiento de registros médicos. Para administrar adecuadamente los registros médicos, una organización primero debe delinear sus políticas para el mantenimiento de la seguridad. De acuerdo a Requisitos de la ley HIPAA, estas pólizas deben estar escritas y los documentos deben conservarse durante seis años. Tenga en cuenta que algunos cambios organizativos requieren actualizaciones para el mantenimiento de registros. Además, la gestión exitosa de registros generalmente requiere el compromiso de toda la organización.
- Implemente una capacitación completa de los empleados. Algunas brechas de seguridad son causadas por empleados no capacitados que manejan mal la información confidencial. Para remediar esto, y seguir Pautas de HIPAA—su organización debe educar a cualquier empleado que interactúe con registros médicos a lo largo del ciclo de vida de los datos.
- Etiquete los registros correctamente. Antes de que pueda monitorear y administrar registros médicos de manera efectiva, su organización debe desarrollar un sistema de indexación que incluya todos los tipos de registros que manejan. Esto ayudará a que la búsqueda de datos sea más eficiente, lo que puede ahorrar tiempo y dinero.
- Considere la posibilidad de automatizar procesos. Puede ser desalentador cumplir con las leyes estatales y federales. Aquí es donde los procesos automatizados pueden realmente salvar el dia. Entonces, busca automatizar los más cruciales o los que consumen más tiempo. Un programa de gestión de registros médicos puede mejorar la precisión, la coherencia y la protección.
- Aumente la seguridad de los datos. Este podría ser el consejo más importante de todos. Aunque probablemente no hace falta decirlo, la seguridad lo es todo cuando se trata de la gestión de registros médicos. Todos sus registros electrónicos deben tener un registro de auditoría completo. Además, los registros en papel deben estar en una habitación segura y cerrada. Los registros externos deben colocarse en instalaciones certificadas que garanticen un clima y almacenamiento adecuados. Por último, los registros médicos al final de su ciclo de vida solo deben destruirse mediante Métodos certificados por NAID.
¿Por qué los asistentes médicos deberían aprender a realizar tareas de mantenimiento de registros médicos?
Es muy beneficioso para los asistentes médicos aprender a realizar tareas de mantenimiento de registros médicos. Esto se debe a que la gestión de registros médicos es un componente clave para mantener la salud general de cada proveedor, paciente y sistema. Gracias a los MA y otros encargados de registros médicos, los médicos pueden maximizar su tiempo con cada paciente y atender mejor al público.
Si bien el mantenimiento de registros médicos no es hacerlo un requisito de trabajo, los asistentes médicos a menudo son responsables de al menos algunas tareas en este ámbito. Es una habilidad simple pero valiosa que puede conducir a oportunidades más importantes. Por lo tanto, sería ventajoso para los MA o los aspirantes a asistentes médicos obtener la capacitación adecuada. Una vez que estén listos para realizar tareas de mantenimiento de registros médicos, un MA podría volverse más indispensable para su empleador y posiblemente adquirir mayores responsabilidades.
Comience su carrera en asistencia médica
La capacidad de realizar tareas de mantenimiento de registros médicos es una habilidad crucial que los aspirantes a asistentes médicos deben aprender para sus carreras. También es una práctica importante para la supervivencia de la mayoría de los proveedores de atención médica, como médicos, hospitales, clínicas y otros sistemas médicos.
Piénselo: el mantenimiento de registros médicos juega un papel clave en el mantenimiento de la seguridad, la privacidad y el tratamiento del paciente. Al ayudar a los médicos a lo largo de este proceso, los asistentes médicos pueden ayudar a responder las consultas de un paciente, programar citas con el médico y actualizar a los pacientes sobre los resultados médicos publicados.
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